Gode råd til at brænde igennem på speak

Hvordan lyder din virksomhed, når kunderne ringer? En god start er vigtig. Særligt den start, der giver kunderne et godt indtryk af dig og din virksomhed. 

Forskellige speaks løser forskellige opgaver, men har alle det tilfælles, at de får din virksomheds facade til at fremstå professionel. 

Det kan være svært at vide, hvilke informationer kunderne skal have, når de ringer til din virksomhed. Vi har derfor samlet vores bedste råd – som en hjælp til dig, der vil give dine kunder et professionelt indtryk, når de kontakter din virksomhed. 

Velkomsthilsen 
Din virksomheds velkomsthilsen på hovednummeret skal være kort og præcis, så kunden føler sig taget godt imod og ved, at han eller hun har ringet til det rigtige sted. Det kan være noget så simpelt som "Velkommen til Relatel – vent venligst", hvorefter der kommer en ventetone eller ventemusik. 

Hvad skal du sige, når du tager telefonen? 
Hold det kort, når du tager telefonen. Sig fx "Velkommen til Relatel – du taler med Rikke" eller: "Relatel – det er Rikke", hvis du ønsker en mere uformel tone. Efternavn, navn på afdelingen eller lange udredninger om din virksomhed forvirrer mere, end det gavner.  

Personlig telefonsvarerbesked
Hvis du ikke kan nå at tage telefonen, så skal din telefonsvarerbesked afspejle dine handlinger. Hvis du allerede ved, at du ikke jævnligt tjekker din telefonsvarer, så er der ikke meget mening i at sige: "Læg en besked – så vender jeg tilbage senere". På samme måde giver det også mere mening at opfordre kunden til at sende en mail, hvis du ved, du faktisk tjekker den og bruger kanalen til support. 

Det her fungerer: 

"Du har ringet til Rikke. Jeg kan ikke tage telefonen lige nu, så jeg må bede dig om at ringe tilbage senere" eller: "Du har ringet til Rikke. Jeg er ikke ved telefonen. Giv mig et kald senere eller send mig en SMS, så ringer jeg tilbage". 

Tip: Det er en tendens til, at folk ikke hører en telefonsvarerbesked til ende. Derfor skal du sørge for at sige det vigtigste først og bruge så få ord som muligt. 

Kunden ringer udenfor åbningstiderne
Når kunderne ringer til din virksomhed, er det for at tale med jer. Kan I ikke tage telefonen, vil de gerne vide, hvornår I kan. Så start med at fortælle, hvornår I har åbent. Hvis kunden var interesseret i at kende din mailadresse, var de sandsynligvis gået ind på nettet i stedet for at ringe direkte til din virksomhed. 

Desuden hører de færreste, når en mailadresse bliver remset op i telefonen. Hvis du absolut ikke kan undvære den ekstra kontaktinformation, foreslår vi, du venter med den til sidst.

"Du har ringet til Relatel. Vi har lukket. Vores åbningstider er mandag til fredag fra klokken 8-17." eller "Du har ringet til Relatel uden for vores åbningstider, som er mandag til fredag fra klokken 8-17. Du kan lægge en besked, så ringer vi dig op, så snart vi kan".

Tip: Tænk i de informationer, du selv gerne ville have, hvis du ringede forgæves til en virksomhed. Og husk at tilpas dine åbningstider og speaks til helligdage, ferielukning eller sygdom. 

Sådan laver du den bedste speak
Vi har skrevet nogle punkter ned, der er værd at tage med, når du skal brænde igennem med din speak:

• Tal klart, tydeligt og naturligt. Udtal dine r'er og t'er, men på en naturlig måde, så det ikke lyder som om, du læser op.
  
  
• Undgå at puste ind i mikrofonen. Afhængigt af om du bruger en decideret mikrofon, din telefon eller den indbyggede mikrofon i dit headset, så er det en god ide at stå en smule skråt for i stedet for lige foran udstyret. På den måde kan du undgå pusten og at forvrænge lyden. 
  
  
• Stå op. Det kan høres på stemmen, hvis du sidder for afslappet i stolen eller ligger på langs i sofaen. 
  
  
• Smil imens du taler - det kan høres. Når du smiler, giver du hele speaken et løft og energien skinner igennem på stemmen :-) 
  
  
• Vær kritisk over for din speak. Når du læser din speak højt, vil du hurtigt opdage hvornår, der er for meget tekst. Hvad der fungerer på skrift, kan være for stor en mundfuld i en speak. 
  
  
• Vær tro mod din egen stemme. Ikke alle stemmer er velegnet til speak. Har du en mørk røst eller lyder du for skinger, så hør kollegaen om ikke han/hun vil speake i stedet. 
  
  
• Sid alene og i et rum, hvor baggrundslydene er dæmpede. Samtidig skal der heller ikke være helt tomt, da ekkoet kan virke voldsomt i speaken.  
  
  
• Få kollegaens bedømmelse. Hvis du er ny i at speake, kan du få meget glæde af at spørge din kollega, hvordan din stemme lyder. Hvis resultatet ikke er blevet helt som forventet, kan du overveje, om I skal købe en professionel speak. Relatel tilbyder professionelle speaks på dansk, svensk, norsk, tysk og engelsk.   
  
  
• Tilpas din speak til din kundebase. Overvej om det virker bedst med en kvindelig eller mandlig speak, og om der skal være en formel eller uformel tone. 

Hvad angår udstyr, så er der ingen grund til at investere i dyrt udstyr eller til at leje lydanlæg ude i byen. Har du en smartphone, løser mikrofonen i headsettet opgaven ganske fint. Det afgørende er, at du sidder et sted, hvor du ikke bliver forstyrret.